XRechnung in SAP Business One: Der komplette Compliance-Guide 2025

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Geschäfte. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Ausnahmen. Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie SAP Business One für XRechnung und ZUGFeRD konfigurieren und die gesetzlichen Anforderungen sicher erfüllen.

Digitale Rechnungsprozesse: Die Zukunft der Buchhaltung beginnt 2025

🚨 KRITISCH: Handeln Sie jetzt! Ab dem 1. Januar 2025 müssen ALLE Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert Vorsteuerausschluss und Compliance-Probleme. Die Übergangsfristen für den Versand gelten nur bis Ende 2027!

Was ist die E-Rechnungspflicht und wen betrifft sie?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) für den inländischen B2B-Bereich eingeführt. Das Ziel: Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und Schließung der Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro.

Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

💡 Definition E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (XML), das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Rechnung ist KEINE E-Rechnung!

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze im Inland an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat.

• Betroffen: Alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern

• Nicht betroffen: B2C-Umsätze (Geschäfte mit Endverbrauchern), grenzüberschreitende B2B-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise

• Kleinunternehmer: Von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber dennoch E-Rechnungen empfangen können!

Der Zeitplan: Von 2025 bis 2028

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise, um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben:

1

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

SOFORT GÜLTIG – Keine Übergangsfristen!

Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht technisch aus. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich!

⚠️ Achtung: Verweigert ein Empfänger die Annahme einer E-Rechnung, hat er kein Anrecht auf eine alternative Papierrechnung. Der Rechnungssteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.

2

2025 - 2026: Übergangsfrist für Versand

Übergangsregelung für Rechnungssteller

Für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden. E-Rechnungen dürfen aber bereits ausgestellt werden!

Beispiel:
Rechnung vom 15.03.2025 → Papier/PDF noch erlaubt
Rechnung vom 15.03.2027 → Siehe nächste Stufe

3

2027: Teilweise Versandpflicht

Umsatzabhängige Regelung

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro müssen für 2027 ausgeführte Umsätze E-Rechnungen versenden. Unternehmen unter dieser Grenze dürfen weiterhin Papier-/PDF-Rechnungen nutzen.

Alternative: EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers bleibt für alle erlaubt.

4

Ab 1. Januar 2028: Vollständige Pflicht

Keine Ausnahmen mehr

Ab 2028 müssen alle Unternehmen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen versenden – unabhängig vom Umsatz. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.

✅ Best Practice: Starten Sie bereits 2025 mit E-Rechnungen! So nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung frühzeitig und vermeiden Zeitdruck bei der Umstellung.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die beiden deutschen Standards

In Deutschland haben sich zwei Formate als Standards etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in ihrer technischen Umsetzung.

Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

XRechnung: Der Standard für Behörden

Die XRechnung wurde speziell für den Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Seit November 2020 müssen alle Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung eingereicht werden.

XML (XRechnung-Beispiel) Kopieren

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
    <cbc:ID>RE-2025-001</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2025-01-15</cbc:IssueDate>
    <cbc:DueDate>2025-02-14</cbc:DueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
    
    <cac:AccountingSupplierParty>
        <cac:Party>
            <cac:PartyName>
                <cbc:Name>ZANORO IT-Consulting</cbc:Name>
            </cac:PartyName>
            <cac:PartyTaxScheme>
                <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>
            </cac:PartyTaxScheme>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingSupplierParty>
    
    <cac:InvoiceLine>
        <cbc:ID>1</cbc:ID>
        <cbc:InvoicedQuantity>10</cbc:InvoicedQuantity>
        <cbc:LineExtensionAmount>1000.00</cbc:LineExtensionAmount>
        <cac:Item>
            <cbc:Name>SAP Business One Beratung</cbc:Name>
        </cac:Item>
    </cac:InvoiceLine>
</ubl:Invoice>

💡 Gut zu wissen: XRechnungen sind für das menschliche Auge nicht lesbar. Sie benötigen einen Viewer oder ein ERP-System wie SAP Business One zur Darstellung. Die Finanzverwaltung bietet kostenlos einen Viewer unter elster.de an.

ZUGFeRD: Der Hybrid-Standard

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das Beste aus beiden Welten: eine visuell darstellbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.

ZUGFeRD vereint PDF-Ansicht für Menschen mit XML-Daten für Maschinen

ZUGFeRD Profile im Überblick

• MINIMUM: Minimale Rechnungsdaten (NICHT EN 16931-konform, daher nicht zulässig für E-Rechnung ab 2025!)

• BASIC WL: Grundlegende Daten mit Positionsangaben (NICHT EN 16931-konform)

• BASIC: Grunddaten ohne Positionen (nicht empfohlen)

• COMFORT: Erweiterte Daten, Standard für B2B (EN 16931-konform ✅)

• EXTENDED: Vollständigste Variante für komplexe Anforderungen

• XRECHNUNG: ZUGFeRD im XRechnung-Standard (ab Version 2.1.1)

⚠️ Wichtig bei ZUGFeRD: Das hybride Format enthält sowohl PDF als auch XML. Bei Abweichungen zwischen beiden gilt ab 2025 der XML-Teil als maßgeblich – nicht mehr der PDF-Teil wie bisher!

Vorher vs. Nachher: Der Unterschied zur traditionellen Rechnungsstellung

❌ Traditionelle Rechnungsstellung (bis 2024)

• PDF-Rechnung per E-Mail oder Papierversand

• Manuelle Dateneingabe in ERP-System

• Fehleranfällig durch Tippfehler

• Zeitaufwändig: 5-15 Minuten pro Rechnung

• Keine automatische Buchung möglich

• Medienbrüche in der Verarbeitung

• Hoher Archivierungsaufwand (Papier)

• Schwierige Nachvollziehbarkeit

✅ E-Rechnung (ab 2025)

• Strukturierte XML-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)

• Automatische Datenübernahme ins ERP

• Fehlerminimierung durch Validierung

• Schnell: 30-60 Sekunden pro Rechnung

• Automatische Buchung mit Workflows

• Medienbruchfreie Verarbeitung

• Digitale revisionssichere Archivierung

• Vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit

✅ ROI-Potenzial: Studien zeigen, dass Unternehmen durch E-Rechnungen 60-80% der Bearbeitungskosten einsparen können. Bei 1.000 Eingangsrechnungen pro Jahr entspricht das einer Ersparnis von 15.000-30.000 Euro!

Peppol: Das europäische Netzwerk für E-Rechnungen

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk, das den standardisierten Austausch elektronischer Dokumente – insbesondere Rechnungen – ermöglicht. Was 2008 als EU-Projekt startete, ist heute ein globales Netzwerk mit Teilnehmern in über 40 Ländern.

Wie funktioniert Peppol?

Peppol funktioniert nach dem sogenannten 4-Corner-Model:

Das Peppol 4-Corner-Model: Sichere Verbindung über Access Points

1

Corner 1: Sender

Der Rechnungssteller erstellt die E-Rechnung in seinem ERP-System (z.B. SAP Business One) und sendet sie an seinen Access Point.

2

Corner 2: Access Point Sender

Der zertifizierte Peppol Access Point des Senders validiert die Rechnung und leitet sie über das sichere Peppol-Netzwerk weiter.

3

Corner 3: Access Point Empfänger

Der Access Point des Empfängers nimmt die Rechnung entgegen und stellt sie dem Empfänger bereit.

4

Corner 4: Empfänger

Der Rechnungsempfänger erhält die strukturierte E-Rechnung direkt in seinem ERP-System zur automatischen Verarbeitung.

Peppol-ID: Ihre eindeutige Adresse im Netzwerk

Jeder Teilnehmer im Peppol-Netzwerk benötigt eine eindeutige Peppol-ID. In Deutschland können Sie wählen:

• Umsatzsteuer-ID: 9930:DE123456789 (empfohlen für Unternehmen)

• Global Location Number (GLN): 0088:4012345000000

• Leitweg-ID: 0204:12345-ABC67-89 (nur für Behörden)

💡 Empfehlung: Verwenden Sie Ihre Umsatzsteuer-ID als Peppol-ID. Das ist der am weitesten verbreitete Standard in Deutschland und erleichtert die Identifikation durch Geschäftspartner.

Vorteile von Peppol

E-Rechnungen in SAP Business One implementieren

SAP Business One bietet verschiedene Möglichkeiten zur Implementierung von E-Rechnungen. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von Ihren Anforderungen, dem Budget und der technischen Infrastruktur ab.

Option 1: Native SAP Business One Funktionalität

SAP Business One bringt in der deutschen Lokalisierung bereits Grundfunktionen für die E-Rechnungserstellung mit. Diese Lösung ist ideal für kleinere Unternehmen mit wenigen E-Rechnungen.

✅ Vorteile: Keine zusätzlichen Lizenzkosten, direkt in SAP B1 integriert, keine externe Software nötig

⚠️ Einschränkungen: Begrenzte Automatisierung, primär für XRechnung ausgelegt, Rechnungseingang muss manuell verarbeitet werden

SAP Business One - Grundkonfiguration Kopieren

/* Schritt 1: Grundeinstellungen konfigurieren */
Verwaltung → System-Initialisierung → Allgemeine Einstellungen
→ Reiter "Dokumente"
→ "Elektronische Rechnungen aktivieren" ✓

/* Schritt 2: XRechnung-Format konfigurieren */
Verwaltung → Einrichtung → Financials → Rechnungsausgabeformat
→ Format: "XRechnung 2.3.1" wählen
→ Syntax: "UBL" oder "CII" (je nach Anforderung)
→ Speichern

/* Schritt 3: Geschäftspartner-Stammdaten ergänzen */
Geschäftspartner → Geschäftspartner-Stammdaten
→ E-Mail-Adresse für E-Rechnungsversand hinterlegen
→ Optional: Leitweg-ID für Behörden-Kunden
→ Preferred E-Invoice Format: "XRechnung"

/* Schritt 4: XRechnung erstellen */
Vertrieb - A/R → Ausgangsrechnung
→ Rechnung normal erfassen
→ Menü: Layout → E-Rechnung erstellen
→ Format "XRechnung" wählen → Erstellen
→ XML-Datei wird generiert und gespeichert

Option 2: Add-On Lösungen für erweiterte Funktionalität

Für Unternehmen mit höherem E-Rechnungsvolumen bieten spezialisierte Add-Ons deutlich mehr Komfort und Automatisierung:

Beliebte Add-On Lösungen:

• cks.eINVOICE: Umfassende Lösung für XRechnung, ZUGFeRD, Rechnungseingang und -ausgang

• CKS.ZUGFeRD: Spezialisiert auf ZUGFeRD-Format mit PDF-Visualisierung

• B1ECM (ELO Integration): DMS-Integration für revisionssichere Archivierung

• SAP Document Compliance: Enterprise-Lösung mit Peppol-Anbindung

⚙️

cks.eINVOICE - Die All-in-One Lösung

Das Add-On cks.eINVOICE bietet vollständige Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD mit automatischer Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen. Besonderheit: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch in SAP-Dokumente umgewandelt und sind sofort buchungsbereit.

• ✅ Automatische Format-Erkennung (XRechnung, ZUGFeRD, EDI)

• ✅ Integrierter Viewer für visuelle Darstellung

• ✅ Individuelle Profile pro Geschäftspartner

• ✅ Revisionssichere Archivierung

• ✅ Kostenlose Konfiguration mit cks.COCKPIT Tool

Option 3: Peppol-Anbindung über Access Point Provider

Für automatisierten, massentauglichen E-Rechnungsaustausch ist die Anbindung an das Peppol-Netzwerk die professionellste Lösung:

Peppol-Integration in SAP Business One Kopieren

/* Architektur-Übersicht: SAP B1 + Peppol */

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    SAP Business One                         │
│  ┌──────────────┐      ┌──────────────┐                    │
│  │ Ausgangs-    │      │ Eingangs-    │                    │
│  │ rechnungen   │      │ rechnungen   │                    │
│  └──────┬───────┘      └──────▲───────┘                    │
│         │                     │                             │
└─────────┼─────────────────────┼─────────────────────────────┘
          │                     │
          │ XML/UBL/CII         │ XML
          ▼                     │
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              SAP Document Compliance (Cloud)                │
│  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐  │
│  │  - Format-Konvertierung (XRechnung/Peppol BIS)      │  │
│  │  - Validierung nach EN 16931                         │  │
│  │  - Routing und Zustellung                            │  │
│  └──────────────────────────────────────────────────────┘  │
└─────────────────────┬────────────────────▲──────────────────┘
                      │                    │
                      │ AS4 Protocol       │
                      │ (encrypted)        │
                      ▼                    │
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                 Peppol Access Point                         │
│  (Zertifizierter Service Provider)                          │
│  ┌──────────────────────────────────────────────────────┐  │
│  │  - Peppol-ID Registrierung                           │  │
│  │  - Netzwerk-Routing                                  │  │
│  │  - Zustellbestätigung                                │  │
│  │  - SLA-Management                                    │  │
│  └──────────────────────────────────────────────────────┘  │
└─────────────────────┬────────────────────▲──────────────────┘
                      │                    │
                      │  Peppol Network    │
                      │  (global)          │
                      ▼                    │
          ┌────────────────────────────────┐
          │  Geschäftspartner weltweit     │
          │  (Unternehmen & Behörden)      │
          └────────────────────────────────┘

Zertifizierte Peppol Access Point Provider in Deutschland:

• ecosio: Globaler E-Invoicing Spezialist

• Pagero: Skandinavischer Marktführer

• Basware: Fokus auf Purchase-to-Pay

• SEEBURGER: Deutscher Anbieter mit SAP-Spezialisierung

• Comarch: Umfassende EDI- und E-Invoicing-Plattform

💡 Kosten: Peppol Access Point Services kosten typischerweise 50-200 EUR/Monat Grundgebühr plus 0,10-0,50 EUR pro versendeter/empfangener Rechnung. Bei höheren Volumina sind Flatrate-Modelle verfügbar.

Schritt-für-Schritt: XRechnung in SAP Business One einrichten

Diese Anleitung führt Sie durch die komplette Einrichtung der E-Rechnungsfunktionalität in SAP Business One (deutsche Lokalisierung, Version 10.0 oder höher).

⚠️ Voraussetzungen: SAP Business One Version 10.0 oder höher, Deutsche Lokalisierung, Service Pack aktuell installiert, Administrator-Rechte erforderlich

1

Systemeinstellungen aktivieren

Navigieren Sie zu Verwaltung → System-Initialisierung → Allgemeine Einstellungen

1. Wechseln Sie zum Reiter "Dokumente"

2. Aktivieren Sie die Option "Elektronische Dokumente aktivieren"

3. Klicken Sie auf "Aktualisieren"

✅ Hinweis: Diese Einstellung aktiviert die Basis-Funktionalität für E-Dokumente in SAP B1. Nach der Aktivierung erscheinen neue Menüoptionen in den Dokumenten.

2

XRechnung-Format konfigurieren

Gehen Sie zu Verwaltung → Einrichtung → Financials → Elektronische Rechnungen

• Format: XRechnung 2.3.1 (aktuelle Version prüfen!)

• Syntax: UBL (Universal Business Language) - empfohlen für Behörden

• Alternative Syntax: CII (Cross Industry Invoice) - für B2B flexibler

• Validierung: Automatische Validierung aktivieren ✓

• Speicherort: Standardordner festlegen (z.B. C:\SAP\XRechnungen)

Empfohlene Einstellungen:
┌────────────────────────────────────────┐
│ Format: XRechnung 2.3.1                │
│ Syntax: UBL                            │
│ Validierung: Automatisch ✓             │
│ Pfad: C:\SAP\XRechnungen\Ausgang      │
│ Dateinamensschema: RE_{DOCNUM}_{DATE} │
└────────────────────────────────────────┘

3

Stammdaten erweitern

Ergänzen Sie die Geschäftspartner-Stammdaten um E-Rechnungs-relevante Felder:

A) Eigene Unternehmensdaten

Verwaltung → Einrichtung → Allgemein → Unternehmensinformationen

• Umsatzsteuer-ID korrekt hinterlegen (wird in XRechnung übertragen)

• Bankverbindung vollständig (IBAN, BIC, Bankname)

• E-Mail für E-Rechnungsversand

• Optional: Peppol-ID registrieren

B) Kunden-Stammdaten

Geschäftspartner → Geschäftspartner-Stammdaten

• E-Mail-Adresse für E-Rechnungsversand ✓

• Umsatzsteuer-ID des Kunden (Pflicht für B2B!)

• Für Behörden: Leitweg-ID im Format 99-AB12-CD

• Bevorzugtes Format: XRechnung oder ZUGFeRD

💡 Leitweg-ID für Behörden: Fragen Sie bei Ihren Behörden-Kunden nach der Leitweg-ID. Diese ist zwingend erforderlich für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber über die ZRE oder OZG-RE.

4

Erste XRechnung erstellen

Erstellen Sie Ihre erste elektronische Ausgangsrechnung:

1. Öffnen Sie Vertrieb - A/R → Ausgangsrechnung

2. Erfassen Sie die Rechnung wie gewohnt (Kunde, Positionen, Beträge)

3. Klicken Sie auf "Hinzufügen" um die Rechnung zu buchen

4. Öffnen Sie die gebuchte Rechnung erneut

5. Menü: Datei → Layout → Elektronische Rechnung erstellen

6. Format wählen: "XRechnung"

7. Klicken Sie auf "Erstellen"

Die XRechnung wird als XML-Datei im konfigurierten Speicherort abgelegt.

✅ Validierung: SAP Business One führt automatisch eine Validierung gegen den XRechnung-Standard durch. Bei Fehlern erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung mit Korrekturhinweisen.

5

XRechnung versenden

Sie haben mehrere Möglichkeiten zum Versand:

Variante A: E-Mail-Versand (einfachste Methode)

1. XML-Datei aus Speicherort nehmen
2. Neue E-Mail an Kunden erstellen
3. XML-Datei als Anhang hinzufügen
4. Betreff: "E-Rechnung RE-2025-001"
5. Versenden

Hinweis: Bei E-Mail-Versand keine rechtssichere 
Zustellbestätigung!

Variante B: ZRE/OZG-RE Portal (für Behörden)

1. Besuchen Sie e-rechnung-bund.de

2. Login mit Elster-Zertifikat oder Benutzerkonto

3. XRechnung hochladen

4. Leitweg-ID des Empfängers eingeben

5. Senden → Empfangsbestätigung erhalten

Variante C: Peppol (professionelle Lösung)

Automatischer Versand über Peppol Access Point (erfordert Service-Vertrag mit Provider)

6

Eingangsrechnungen verarbeiten

Ab 1. Januar 2025 müssen Sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten können:

Manuelle Verarbeitung (ohne Add-On):

1. XRechnung-XML von E-Mail/Portal herunterladen

2. Mit XRechnung-Viewer öffnen (z.B. ELSTER-Viewer)

3. Daten manuell in SAP B1 übertragen

4. Eingangsrechnung normal erfassen

5. XML-Datei revisionssicher archivieren (wichtig!)

⚠️ Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen in ihrem originalen XML-Format 10 Jahre lang unveränderbar archiviert werden. Ein Ausdruck reicht NICHT!

Automatisierte Verarbeitung (mit Add-On):

Mit Lösungen wie cks.eINVOICE werden eingehende XML-Rechnungen automatisch erkannt, validiert und als SAP-Dokument importiert. Die Daten werden direkt in die Felder übernommen und sind sofort buchungsbereit.

7

Monitoring und Qualitätssicherung

Überwachen Sie die E-Rechnungsprozesse kontinuierlich:

• Prüfen Sie regelmäßig: Wurden alle Rechnungen als E-Rechnung versendet?

• Validierungsfehler: Erstellen Sie einen Report für fehlgeschlagene E-Rechnungen

• Archivierung: Stellen Sie sicher, dass alle XML-Dateien archiviert sind

• Geschäftspartner-Daten: Halten Sie E-Mail-Adressen und IDs aktuell

SQL-Query: E-Rechnungsstatus prüfen Kopieren

-- Ausgangsrechnungen ohne E-Rechnung finden
SELECT 
    T0.DocNum AS 'Rechnungsnr',
    T0.DocDate AS 'Datum',
    T0.CardName AS 'Kunde',
    T0.DocTotal AS 'Betrag'
FROM 
    OINV T0
WHERE 
    T0.DocDate >= '2025-01-01'
    AND T0.CANCELED = 'N'
    AND NOT EXISTS (
        SELECT 1 
        FROM [@ELECTRONIC_DOCS] T1 
        WHERE T1.U_DocEntry = T0.DocEntry
    )
ORDER BY 
    T0.DocDate DESC

Best Practices für E-Rechnungen in SAP Business One

1. Datenqualität ist entscheidend

✅ Pflicht-Checkliste für Stammdaten:

• Eigene USt-ID vollständig und korrekt ✓

• Kunden-USt-ID bei allen B2B-Kunden ✓

• E-Mail-Adressen aktuell und geprüft ✓

• Bankverbindungen vollständig (IBAN, BIC) ✓

• Leitweg-ID bei Behörden-Kunden ✓

• Artikelbeschreibungen eindeutig und vollständig ✓

2. Testen Sie VOR dem Go-Live!

Erstellen Sie Testrechnungen mit verschiedenen Szenarien:

• ✓ Standard-Rechnung (mehrere Positionen, 19% USt)

• ✓ Rechnung mit gemischten Steuersätzen (7% und 19%)

• ✓ Gutschrift

• ✓ Rechnung mit Skonto

• ✓ Sammelrechnung für einen Monat

• ✓ Reverse-Charge-Rechnung (§13b UStG)

• ✓ Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG)

💡 Validierungs-Tools: Nutzen Sie kostenlose Online-Validatoren wie den der KoSIT (xoev.de) um Ihre Test-XRechnungen zu prüfen!

3. Automatisierung schrittweise einführen

Empfohlene Roadmap für die Automatisierung:

4. Schulen Sie Ihr Team

E-Rechnungen betreffen mehrere Abteilungen:

• Buchhaltung: Rechnungsempfang, -prüfung, Archivierung

• Vertrieb: Rechnungserstellung, Kundenanfragen

• IT: Systemkonfiguration, Troubleshooting, Schnittstellen

• Einkauf: Lieferantenmanagement, Bestellabwicklung

🎓

Kostenlose Schulungsressourcen

• IHK-Webinare: Regelmäßige kostenlose Online-Seminare zur E-Rechnung

• ELSTER-Portal: Video-Tutorials zur XRechnung

• FeRD e.V.: Dokumentation und Best Practices zu ZUGFeRD

• KoSIT: Technische Spezifikationen und Validator-Tools

5. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse

Erstellen Sie eine interne Prozessdokumentation:

• 📋 Wer erstellt E-Rechnungen und wie?

• 📋 Wie werden eingehende E-Rechnungen verarbeitet?

• 📋 Wo werden XML-Dateien archiviert?

• 📋 Was tun bei Validierungsfehlern?

• 📋 Wie kommunizieren wir mit Kunden über E-Rechnungen?

• 📋 Notfall-Szenarien: Systemausfall, fehlerhafte Rechnungen

Häufige Probleme und Lösungen

Problem 1: XRechnung-Validierung schlägt fehl

🚨 Fehlermeldung: "BR-DE-1: Die Rechnung muss eine Umsatzsteuer-ID enthalten"

Lösung:

1. Prüfen Sie Verwaltung → Einrichtung → Allgemein → Unternehmensinformationen

2. Stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuer-ID korrekt im Format DE123456789 hinterlegt ist (keine Leerzeichen!)

3. Prüfen Sie auch die Umsatzsteuer-ID des Kunden in den Stammdaten

4. XRechnung erneut erstellen

Problem 2: Kunde kann E-Rechnung nicht öffnen

⚠️ Symptom: Kunde meldet: "Ich kann die XML-Datei nicht lesen"

Lösung:

• Empfehlen Sie dem Kunden den kostenlosen ELSTER-Viewer: elster.de/eportal/e-rechnung

• Alternative: Kostenlose Online-Viewer wie xrechnung-viewer.org

• Für ZUGFeRD: PDF kann mit jedem PDF-Reader geöffnet werden

Problem 3: Peppol-ID wird nicht gefunden

🚨 Fehlermeldung: "Participant not found in SMP"

Lösung:

1. Prüfen Sie, ob die Peppol-ID korrekt formatiert ist: 9930:DE123456789

2. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert ist

3. Bei Behörden: Verwenden Sie die Leitweg-ID statt der USt-ID: 0204:LEITWEG-ID

4. Kontaktieren Sie Ihren Peppol Access Point Provider bei anhaltenden Problemen

Problem 4: Archivierung nicht revisionssicher

🚨 Risiko: Bei Betriebsprüfung drohen Vorsteuerausschluss und Bußgelder!

Anforderungen an revisionssichere Archivierung:

• ✓ Unveränderbarkeit (keine nachträgliche Bearbeitung möglich)

• ✓ Vollständigkeit (alle E-Rechnungen lückenlos archiviert)

• ✓ Ordnungsmäßigkeit (systematische Ablage, auffindbar)

• ✓ Verfügbarkeit (10 Jahre lang zugreifbar)

• ✓ Maschinelle Auswertbarkeit (XML-Format muss lesbar bleiben)

Empfohlene Lösungen:

• DMS-Integration: ELO, d.velop, DocuWare mit GoBD-Zertifizierung

• SAP-Archivierung: SAP Data Archiving mit Legal Compliance Add-On

• Cloud-Archivierung: Zertifizierte Anbieter wie Docusnap, DATEV

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden?

Nein! Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027 (bzw. 2026 für Unternehmen unter 800.000 EUR Umsatz). Sie MÜSSEN aber ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen!

Empfehlung: Beginnen Sie trotzdem frühzeitig mit dem E-Rechnungsversand, um die Prozesse zu etablieren und von den Effizienzvorteilen zu profitieren.

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden?

Bis Ende 2026: Ja, PDF-Rechnungen sind im Rahmen der Übergangsfrist erlaubt.

2027: Nur noch für Unternehmen mit Umsatz unter 800.000 EUR.

Ab 2028: Nein, dann sind nur noch E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) im B2B-Bereich zulässig.

Achtung: Eine PDF-Rechnung ist KEINE E-Rechnung! Sie erfüllt nicht die Anforderungen der EN 16931, da sie nicht strukturiert und maschinell verarbeitbar ist.

Was ist, wenn mein Kunde keine E-Rechnung empfangen kann?

Ab 2025 sind ALLE Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wenn ein Kunde die Annahme verweigert oder technisch nicht in der Lage ist, haben Sie trotzdem Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie sich nachweislich um die Übermittlung bemüht haben (z.B. Sendeprotokoll).

Der Kunde hat keinen Anspruch auf eine alternative Papier- oder PDF-Rechnung. Allerdings: In der Übergangsphase bis 2027 können Sie kulanzhalber noch PDF-Rechnungen senden.

Brauche ich einen teuren Peppol Access Point?

Nicht zwingend! Peppol ist eine Option, aber keine Pflicht. Für den Start können Sie E-Rechnungen auch per E-Mail versenden oder über Portale wie die ZRE (für Behörden) einreichen.

Peppol macht Sinn bei:

• Hohem E-Rechnungsvolumen (>100 Rechnungen/Monat)

• Vielen verschiedenen Empfängern

• Internationale Geschäfte

• Bedarf an automatisierter Zustellung mit Empfangsbestätigung

Kosten: Ab ca. 50-200 EUR/Monat plus 0,10-0,50 EUR pro Rechnung

Kann ich eine fehlerhafte E-Rechnung korrigieren?

Ja! Eine fehlerhafte E-Rechnung kann durch eine berichtigte E-Rechnung ersetzt werden. Die Berichtigung muss ebenfalls als E-Rechnung erfolgen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.

Die Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, wenn sie die Voraussetzungen erfüllt. Wichtig: Dokumentieren Sie die Berichtigung sorgfältig!

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinbetragsrechnungen?

Nein! Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (Bruttobetrag) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.

Beispiele: Tankquittungen, Parkscheine, kleine Bewirtungsbelege.

Achtung: Entscheidend ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Wenn der Bruttobetrag 250 EUR überschreitet, muss eine E-Rechnung erstellt werden!

Muss ich als Kleinunternehmer (§19 UStG) E-Rechnungen ausstellen?

Nein! Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit.

ABER: Sie müssen trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen! Die Empfangspflicht gilt für ALLE Unternehmen ohne Ausnahme.

Wie funktioniert E-Rechnung bei Dauerrechnungen (z.B. Miete)?

Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung (PDF/Papier) erstellte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Ab 2028 müssen auch Dauerrechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden. Tipp: Nutzen Sie Sammelrechnungen (monatlich) im E-Rechnungsformat.

Welches Format soll ich wählen: XRechnung oder ZUGFeRD?

Das hängt von Ihren Empfängern ab:

• Behörden: XRechnung ist Pflicht (oder ZUGFeRD Profil "XRechnung")

• B2B-Kunden: ZUGFeRD ist oft nutzerfreundlicher, da PDF + XML

• Internationale Kunden: Peppol BIS Billing 3.0

Idealerweise: Unterstützen Sie beide Formate und fragen Sie Ihre Kunden nach deren Präferenz. Mit modernen Add-Ons können Sie beide Formate problemlos generieren.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?

Die Konsequenzen sind ernst:

• Vorsteuerausschluss: Wenn Sie keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellen, kann der Empfänger keine Vorsteuer abziehen!

• Ordnungswidrigkeit: Nichteinhaltung kann mit Bußgeldern geahndet werden

• Betriebsprüfung: Bei fehlender Archivierung droht Nachversteuerung

• Geschäftsbeziehungen: Kunden werden Geschäftsbeziehungen überdenken, wenn sie durch fehlerhafte Rechnungen Vorsteuerausschluss riskieren

Checkliste: Sind Sie bereit für die E-Rechnung?

Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Vorbereitung zu überprüfen:

💡 Selbsttest: Drucken Sie diese Checkliste aus und haken Sie ab, was bereits erledigt ist!

Technische Vorbereitung

• ☐ SAP Business One Version 10.0 oder höher installiert

• ☐ Deutsche Lokalisierung aktiv

• ☐ Aktuelles Service Pack eingespielt

• ☐ E-Rechnungsfunktion in SAP B1 aktiviert

• ☐ XRechnung-Format konfiguriert

• ☐ Test-E-Rechnung erfolgreich erstellt und validiert

• ☐ Archivierungslösung implementiert (DMS/Cloud)

• ☐ E-Mail-System für Versand konfiguriert

Stammdaten & Prozesse

• ☐ Eigene Umsatzsteuer-ID in System korrekt hinterlegt

• ☐ Bankverbindung vollständig (IBAN, BIC, Bankname)

• ☐ Kunden-Umsatzsteuer-IDs bei allen B2B-Kunden gepflegt

• ☐ E-Mail-Adressen bei allen Kunden aktualisiert

• ☐ Leitweg-IDs bei Behörden-Kunden hinterlegt

• ☐ Artikelstammdaten geprüft (vollständige Beschreibungen)

• ☐ Prozessdokumentation erstellt

• ☐ Workflow für Eingangsrechnungen definiert

Team & Organisation

• ☐ Schulungen für Buchhaltung durchgeführt

• ☐ Schulungen für Vertrieb durchgeführt

• ☐ IT-Team mit E-Rechnungsthematik vertraut

• ☐ Ansprechpartner für E-Rechnungen definiert

• ☐ Support-Prozess für Kunden-Anfragen etabliert

Optionale Erweiterungen

• ☐ Add-On evaluiert (cks.eINVOICE, etc.)

• ☐ Peppol Access Point geprüft

• ☐ ZUGFeRD zusätzlich zu XRechnung implementiert

• ☐ Automatisierung für Rechnungseingang geplant

Compliance & Rechtliches

• ☐ GoBD-Konformität der Archivierung sichergestellt

• ☐ Datenschutz-Konzept für E-Rechnungen erstellt

• ☐ Vertrag mit Archivierungsanbieter/DMS vorhanden

• ☐ Backup-Strategie für XML-Dateien definiert

• ☐ Notfall-Plan für Systemausfälle erstellt

✅ Ergebnis:

• 20+ Punkte abgehakt: Sehr gut! Sie sind bereit für 2025.

• 15-19 Punkte: Guter Fortschritt, noch einige Lücken zu schließen.

• 10-14 Punkte: Es besteht Handlungsbedarf! Priorisieren Sie die offenen Punkte.

• Unter 10 Punkte: Dringender Handlungsbedarf! Holen Sie externe Unterstützung.

Nützliche Ressourcen und weiterführende Informationen

📚

Offizielle Dokumente & Guidelines

• BMF-Schreiben vom 15.10.2024: Verwaltungsauffassung zur E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de)

• FAQ des BMF: Häufigste Fragen zur E-Rechnungspflicht (FAQ E-Rechnung)

• KoSIT XRechnung: Technische Spezifikationen und Validator (xeinkauf.de/xrechnung)

• FeRD e.V.: ZUGFeRD-Dokumentation und Downloads (ferd-net.de)

🛠️

Kostenlose Tools & Viewer

• ELSTER E-Rechnungs-Viewer: Kostenlose Visualisierung (elster.de/eportal/e-rechnung)

• XRechnung Validator: Prüfung auf Konformität (xoev.de)

• ZUGFeRD-Viewer: Mustang Project (mustangproject.org)

• Peppol Directory: Access Point Provider finden (peppol.org)

🎓

Schulungen & Webinare

• IHK-Webinare: Regelmäßige kostenlose Online-Seminare zur E-Rechnung

• DATEV-Seminare: Speziell für Steuerberater und deren Mandanten

• SAP Training: Offizielle SAP Business One E-Rechnungs-Schulungen

• Bundesverband E-Rechnung: Workshops und Informationsveranstaltungen

🤝

SAP Business One Partner & Add-On Anbieter

• CK. Solutions GmbH: cks.eINVOICE und cks.ZUGFeRD Add-Ons

• bob Systemlösungen: E-Rechnungs-Integration und Peppol-Anbindung

• Business One Beratung: Beratung und Implementierung

• iCore Software: B1 Usability Package mit E-Rechnungs-Features

Die E-Rechnungspflicht ist keine Last, sondern eine Chance. Unternehmen, die jetzt konsequent digitalisieren, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil durch schnellere Prozesse, geringere Kosten und bessere Cashflow-Steuerung.

— Dr. Martin Schöneich, Bundesverband E-Rechnung

Fazit: Jetzt handeln und profitieren!

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 markiert einen Wendepunkt in der deutschen Unternehmenslandschaft. Was zunächst als regulatorische Hürde erscheinen mag, ist in Wahrheit ein Katalysator für die dringend notwendige Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• ✅ Empfangspflicht ab 1. Januar 2025 – Keine Ausnahmen, keine Übergangsfristen!

• ✅ Versandpflicht gestaffelt bis 2028 – Nutzen Sie die Übergangszeit klug

• ✅ XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden deutschen Standards

• ✅ SAP Business One bietet native Unterstützung – Add-Ons erweitern die Funktionalität deutlich

• ✅ Peppol vereinfacht den Massenversand – Investition lohnt sich ab ca. 100 Rechnungen/Monat

• ✅ ROI innerhalb von 6-12 Monaten durch Prozessautomatisierung möglich

🎯 Unsere Empfehlung: Starten Sie JETZT mit der Implementierung, auch wenn Übergangsfristen gelten. Je früher Sie beginnen, desto besser können Sie Ihre Prozesse optimieren und desto mehr profitieren Sie von den Effizienzgewinnen.

Ihr nächster Schritt

Beginnen Sie noch heute mit der Vorbereitung:

1. Woche 1: System-Check und Stammdaten-Pflege

2. Woche 2: Test-E-Rechnung erstellen und validieren

3. Woche 3: Add-On evaluieren (falls nötig)

4. Woche 4: Team schulen und Prozesse dokumentieren

5. Ab 2025: Live-Betrieb mit kontinuierlicher Optimierung

💼

Benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung?

Als SAP Business One Solution Architect mit fast 20 Jahren Erfahrung unterstütze ich Sie bei:

• ✓ Konzeption Ihrer E-Rechnungs-Strategie

• ✓ Konfiguration von SAP Business One für XRechnung/ZUGFeRD

• ✓ Add-On Evaluierung und Implementierung

• ✓ Peppol-Anbindung und Prozessautomatisierung

• ✓ Schulung Ihres Teams

• ✓ Compliance-Check und GoBD-konforme Archivierung

Kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Beratungsgespräch:
Michael | ZANORO IT-Consulting
E-Mail: kontakt@zanoro.de
Web: zanoro.de/de

Geschrieben mit Expertise aus 20 Jahren SAP Business One Consulting | Zuletzt aktualisiert: Januar 2025
Disclaimer: Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Bitte konsultieren Sie bei spezifischen Fragen Ihren Steuerberater oder SAP-Partner.

Tags: XRechnung, SAP Business One, E-Rechnung, ZUGFeRD, Peppol, E-Rechnungspflicht 2025, SAP B1, Compliance, Digitalisierung, Buchhaltung, ERP, EN 16931, Wachstumschancengesetz

Kategorie: SAP Business One, Compliance, Digitalisierung

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